1 目的
为营造正确的舆论环境 树立良好的社会形象 根据有关规定 结合实际 特制定新闻危机管理办法 以提高集团公司及所属各单位新闻危机预防和控制的能力。
2 范围
是指因发生知识产权纠纷、重大突发性事件、重大产品质量和服务事件 或其它相关信息、事由而引发的媒体较大面积或连续的负面报道、炒作 对企业形象造成或可能造成较大的负面影响的问题。新闻危机管理是为了预防、转化新闻危机而采取的一系列维护企业正常运行 使其摆脱逆境、避免或减少损失 将危机化解为转机的一种积极主动的行为。
3 领导小组及职责
新闻危机管理实行统一领导,主导部门设在总裁办。
组长 总裁办主任 王金良 663179
副组长 法律顾问、总裁办副主任 周杰 661385
成员 企业文化主管、企业文化专员、法务专员、各职能部门、各事业部 以及分公司、驻外办事处负责人。 可根据实际情况临时调派人员
3.1 职责
3.1.1 建立健全新闻危机管理相关方案、程序 督促落实新闻危机预防措施 从源头上预防新闻危机的发生。
3.1.2 发生重大、特大突发事件时 及时向公司风险管理领导小组报告情况 贯彻执行上级指令。
3.1.3 出现新闻危机时 及时启动危机管理程序 统一领导和指挥新闻危机处置、危机后的补救及恢复等工作
3.1.4 调配相关资源 统一对外协调工作
3.1.5 审定新闻发布方案 决定新闻发布内容 负责新闻发布
3.1.6 研究决定新闻危机管理的其它重要事项。
3.2 出现影响局部的一般性事件 各单位自行妥善处置 各单位负责人为危机处理责任人 并报总裁办备案。事件涉及到集团公司多个部门的或发生重大、特大突发事件 领导小组负责统一指挥和协调。
4 预防和防范措施
集团公司所属各单位、分公司必须高度重视新闻危机的预防、完善和落实各项防范措施。
4.1 组织开展必要的宣传教育 使员工熟悉新闻报道的工作纪律 同时掌握应对其它各项紧急情况的工作程序 努力提高全体人员对新闻危机的认识 强化预防意识。
4.2 建立和完善新闻报道及信息跟踪监控机制 定期收集和分析与行业、企业相关的新闻信息 及时处置可能引发新闻危机的信息源。
4.3 与媒体及上级宣传部门建立良好的关系 确保沟通渠道的畅通 保证及时、准确地把握媒体动向。
4.4 加强与相关单位协调配合。
5 危机处理程序
新闻危机处置程序是快速处置新闻危机 控制事态发展 最大限度避免、缩小和消除负面影响的操作规范。
5.1 确保信息传递渠道畅通
事件发生的责任部门和事件相关负责部门 应将事件相关信息及时准确地通报总裁办 并通报应对措施。总裁办应主动跟踪事件处置情况和事态发展 快速、准确掌握事件的真实情况。
对于大的突发事件 领导小组应视情况分成三个小组 其中组赴事发现场了解情况 以便准确获取第一手材料一组负责媒体的接待与管理一组留守办公室了解媒体动态信息 与相关部门沟通 掌握全面情况 快速、及时的向领导小组报告事件的发展动态。
5.2 及时采取对策
依据信息分析判断 确定应对方案 指挥相关部门分工展开处置工作。涉及面积较大或事态比较严重的 应当在第一时间向风险管理领导小组报告 必要时向上级宣传主管部门 小港宣传部及北仑宣传部 报告 提请指导和帮助。
5.3 明确回应策略和宣传口径
确定回应相关事件的公告、声明、新闻通稿或答问提纲 制订发布时间、范围、方式 快速作出回应 争取发布时效 确保信息准确。情况较为复杂的事件 在事态尚未清楚、但可能引起猜测的情况下 应在第一时间发布已认定的简要信息防止信息发布失真 并根据事态和处置工作进展情况 进行后续报道。
5.4 统一信息出口
由新闻发言人或指定发言人统一对外发布信息 所有发布信息必须经公司风险管理领导小组同意 要慎重应对一切提问 注意技巧 对未知的事实或不确定消息不得妄加推测。未经领导小组授权的任何单位或个人不得以任何方式向媒体提供相关信息或发表评论。遇媒体记者私自采访时 应给予婉言谢绝并告之已公布的宣传主管部门联络方式。
5.5 综合管理部要协助做好采访事件现场的记者的组织管理。总裁办根据实际情况 决定是否召开新闻发布会或安排记者采访活动。
5.6 加强与媒体沟通。与媒体有效沟通 随时更新已认定的信息 争取成为媒体最信赖的消息来源 防止谣言和不确定消息的扩散。
5.7 及时纠正失实报道。一旦出现媒体报道失实 要立即与媒体书面或会面沟通必要时 向新闻媒体的上级主管部门申诉或申请援助 以便尽快纠正失真报道减小损失。
5.8 当危机得到有效控制时 抓住有利时机 主动协调引导媒体进行适当的正面报道 使公司从危机中尽快得到恢复。
6 总结
6.1 危机过后 进行危机总结 就危机事件吸取教训 提出今后的防范措施、管理办法和思路等 并形成书面材料。
6.2 如危机发生是由于人为因素 则追究相关人员的责任并进行处理。