应急预案要形成完整的文件体系，以使其作用得到充分发挥，成为应急行动的有效工具。一个完整的应急预案是包括总预案、程序、说明书、记录的一个4级文件体系。
1.一级文件——总预案
它包含了对紧急情况的管理政策、预案的目标，应急组织和责任等内容。
2.二级文件——程序
它说明某个行动的目的和范围。程序内容十分具体，比如该做什么、由谁去做、什么时间和什么地点等等。它的目的是为应急行动提供指南，但同时要求程序和格式简洁明了，以确保应急队员在执行应急步骤时不会产生误解，格式可以是文字叙述、流程图表、或是两者的组合等，应根据每个应急组织的具体情况选用最适合本组织的程序格式。
3.三级文件——说明书
对程序中的特定任务及某些行动细节进行说明，供应急组织内部人员或其他个人使用，例如应急队员职责说明书、应急监测设备使用说明书等。
4.四级文件——对应急行动的记录
包括在应急行动期间所做的通讯记录、每一步应急行动的记录等。
从记录到预案，层层递进，组成了一个完善的预案文件体系，从管理角度而言，可以根据这4类预案文件等级分别进行归类管理，既保持了预案文件的完整性，又因其清晰的条理性便于查阅和调用，保证应急预案能有效得到运用。