1 目的
为防止验厂不通过、并及时应对验厂异常 建立有效的处理机制和应对措施 使验厂不通过导
致的客户流失风险降至最低 特制定本应急预案。
2?范围集团公司所属各部门、事业部
3?职责
3.1?运行部 负责验厂信息发布、验厂相关的资料、验厂过程的协调组织、并监督检查做好整改措施。
3.2?人力资源中心 负责人权方面的资料准备及后续整改
3.3?综合管理部 负责集团防恐及后勤保障事项验厂资料准备及后续整改
3.4?品管部 负责质量验厂资料准备及后续整改
3.5?设备部 负责安全及环保方面的验厂资料准备及后续整改
3.6?各事业部 负责按照验厂的要求进行资料准备及后续整改
4?内容
4.1 验厂信息
4.1.1?验货专员在接到验厂通知后应对客户验厂的信息做一个了解 客户验厂内容、要求准备的资料、验厂机构及验厂人员 并要了解客户验厂的流程及验厂结果的影响
4.1.2?验厂专员应对客户历次的验厂情况进行整理 特别要对整改内容进行回顾
4.1.3?根据了解的验厂信息对本次验厂的重要性做一个评估 A:必须要通过 B 改进后还可以再验 。
4.2 验厂信息发布
验厂确认后验厂专员把验厂时间通知各事业部、设备部、品管部、人力资源中心、综合管理部、
储运部、模具中心的各位经理。对于 A 类验厂客户必须开会通知。
4.3 验厂准备
4.3.1?验厂专员组织按照客户要求的验厂资料进行准备 资料提供给客户审核人员时自已必须先了解所提供资料的基本情况 并进行过滤
4.3.2?各事业部要在审核当天把所有与生产信息相关的各类报表、单 凭 据、生产记录、员工请假、加班记录等信息资料放好 如需要在生产现场拿相关的生产信息资料时 都必须是事前经过确认后无问题的资料
4.3.3?要做好员工的宣导工作 对于 A 类验厂应在被审核的前一天进行一次宣导 新进员工未满三个月的在审核当天按放假来处理
4.3.4?事业部、部门的特殊岗位需佩戴防护用品的员工要按要求佩戴 安全消防设施、通道、记录必须保证完好、畅通、准确无误 各事业部的医药箱在被审核前二天提出欠缺药品 到总务科直接领取或申购 被审核当天必须有规定的药品和领用记录
4.3.5?环保方面必须按 ISO14000 要求执行
4.3.6?对于 A 类验厂客户在审核之前应由验厂专员组织有关部门对现场进行检查 特别是上次验厂要求整改项目要落实。
4.4 现场检查
4.4.1 陪同人员须按规定的路线安排审核?并在出发前再一次通知各事业部、部门的负责人 A
类客户验厂要求各事业部、部门要有专人陪同。
4.4.2?在现场陪同的情况下多给审核人员讲解产品方面的知识 尽量减少他们接近工作台的机会 并能随时调整你看到的一些不符合现场要求的情况
4.4.3?尽可能避免审核人员去敏感的几个生产事业部和区域 比如烤漆、喷涂车间 印刷车间
模具中心 造粒车间 危化品仓库。
4.4.4?在回答审核人员相关于生产方面的问题时尽可能避免涉及员工工资、加班等敏感性问题
4.4.5?如审核人员需要事业部现场提供生产报表、检验记录时先私下与管理人员确认资料的无误性 同时尽可能不要让审核人员在现场直接拿 可采取让事业部管理人员稍后直接送到会议室的办法
4.4.6 现场抽查员工作访谈时?利用空隙时间让事业部管理人员再次给抽中的员工做宣导。
4.5 验厂过程中发生问题
4.5.1 验厂陪同人员在现场审核时要时刻关注审核的情况?特别是审核员拍摄到的、拿到的资
料要进行排查 一旦发现有问题应立即做好应对措施和解释
a)对于人权方面?由人力资源中心负责做好应对措施和解释工作 其他相关部门积极配合
b)对于安全、环保方面?由设备部负责做好应对措施和解释工作 其他相关部门积极配合。
c)对于品质方面?由品管部负责做好应对措施和解释工作 其他相关部门积极配合。
d)对于反恐方面?由综合管理部做好应对措施和解释工作。
4.5.2 验厂专员应及时与审核员沟通了解情况?对问题进行解释 若审核员仍不认可应及时按
照应急管理流程上报给副组长以上公司领导 相关组员积极配合 争取验厂通过。
4.6 验厂不通过
4.6.1?一旦验厂不通过验厂专员应做好总结 并及时向业务通报相关情况及后续的解释和整改措施。
4.6.2?业务方面应及时向客户了解情况 并做好解释工作及提交整改措施 确定下次验厂时间及方式。
4.6.3?验厂专员根据业务方面与客户沟通的结果 做好整改措施的落实跟进。
5、应急管理组织图
组员 设 组员 运 组员 品 组员 人 组员 综 组员 各?
组长 副总经理 邱智宏 662262
副组长 生产总监 胡冬 663382
组员 运行部经理 张祖传 663743? 、人力资源中心经理 专员?陈五平 662208
设备部经理 李传雨 665433? 、管理部经理 潘华 666567? 体系专员 程洲 660002
综合管理部经理 王龙起 668686? 、运行部验厂专员 江乐琼 664698
各事业部经理